Журнал Жетмэна

Прослушав “Getting Things Done” и “Making It All Work” Дэвида Аллена, возникло желание пересмотреть свою систему постановки и выполнения задач. Во многом моя система идеологически совпадает с системой автора.

• Все аспекты жизни у меня выписаны в иерархическую структуру в OneNote или задачами в Outlook. Как то, например, таблица техобслуживаний, техосмотров авто, обновлений аптечек или регулярная задача замены фильтров в осмотическом фильтре. Когда я занимался наполнением этой структуры и потратил на это приличное количество времени, я еще не совсем понимал, зачем я это делал.

• Я активно использую Outlook Daily Task List для ежедневного контроля задач. Все, что нужно не забыть сделать, я заношу в этот список.

GTD помогло более точно для себя определить, зачем я это делаю. В целом в GTD я отметил для себя несколько ключевых моментов, о которых пишу ниже.

• Очень важно развить в себе привычку выписывать поступающую информацию в списки (уже освоено) и обеспечить регулярный контроль (осмотр) этих списков в зависимости от контекста (еще нужно над этим поработать). Для разных контекстов это могут быть разные списки и инструменты. В университете это - SharePoint, на работе - корпоративное Wiki, в личной жизни - OneNote, Outlook для постановки конкретных задач любого из этих контекстов. В планах - научиться строго регулярно работать со списками OneNote в зависимости от контекста. Задачи и проекты в Outlook сами напоминают о себе в Daily Task List.

Так же мне понравилось объяснение, почему необходимо выписывать (collect) всё и вся в своей жизни. Тем самым человек освобождает свое сознание от постоянно переключения между незавершенными задачами (open loops) и способен концентрироваться на главном. Имея возможность оценить все свои текущие дела одним взглядом, есть возможность принять правильное решение, чем заниматься на данный момент, а что вообще не стоит внимания.

• What is next action? Для меня был неочевиден принцип, в соответствии с которым, если входящая информация или следующий пункт в списке требует действий, то обязательно нужно задавать себе вопрос “какой следующий шаг?”, перед тем как перенести задачу (проект) на потом. Наверняка применение этого принципа в сумме с привычкой делать дела, требующие менее двух минут для реализации, сразу же, должно привести к положительным результатам. Взял на заметку совет: не совмещать Actionable и Non-Actionable дела в одном списке, что бы не отвлекать внимание от первых последними. Так же я взял себе за правило разделять и группировать в Outlook проекты и действия для этих же целей. Выражая задачу в терминах действий (например, действие “вынести холодильник” вместо абстрактного “порядок в гараже”), проще перейти к этим конкретным действиям.

• Вертикальная система планирования. В книге упоминается шесть уровней задач, для себя я их определил так (снизу вверх):

• действия
• проекты
• ответственность
• цели
• мечты
• миссия

Уровни были добавлены как теги в OneNote:

Действия и проекты с уточнением по контексту преобразовались в категории в Outlook.

Очевидно, что нельзя на высоких уровнях планирования выполнять конкретные действия. Сейчас мой процесс планирования выглядит так:

• Для выбранной области в OneNote заводится страничка с планами.
• В первую очередь грубыми мазками пишется миссия относительно этой области.
• Затем выписываю мечты - как я себе визуализирую себя и окружающий мир в этой области без ограничений по фантазии.
• Опираясь на мечты я ставлю цели (желательно указывая срок выполнения).
• Исходя из целей я решаю, кто ответственен за выполнение данной цели (обычно это я сам) и чем приходится для этого жертвовать. На этом этапе происходит переключение с состояния CrazyMaker в состояние MicroManager (см. ниже).
• Далее ответственность преобразовывается в проекты. Тут же прямо из OneNote для этого проекта ставится задача в Outlook.
• Затем работа идет параллельно в OneNote и Outlook - контроль проекта, постановка действий.

Результат такого планирования изображен ниже.

Мне понравилось работать таким образом, хотя, конечно, мне предстоит еще очень большое количество времени потратить на создание подобных страниц для всех областей моих интересов. Двигаясь от общего к частному, я не ограничиваю полёт фантазии и охватываю область максимально широко. Периодически возвращаясь к данной странице, я поочередно генерирую для себя конкретные проекты, которые приведут к реализации большой цели. Делая выборку по тегам (View All Tagged Notes) я могу оценивать, какими областями или проектами заниматься в данный момент. Полезно делать выборку By Section и By Tag Name.

Update: процессе использования пришлось откорректировать пару моментов:

1. Я перестал использовать фичу установки флажка в OneNote, так как стоит лишь немного изменить поставленную таким образом задачу в Outlook, например, поставить категорию, и пропадает связь между OneNote и Outlook по этой задаче.
2. Я перестал использовать фичу установки флажка в почте, так как:
   1. В задачах поставленных таким образом неудобно писать комментарии для себя.
   2. Такие задачи не синхронизируются сторонними утилитами в другие системы.
3. Я убрал все текущие проекты из Outlook, так как Daily Task List оказался слишком перегруженным ними. Пока что вполне хватает еженедельного планирования для обработки проектов.

В “Making It All Work” понравилась схема, описывающая положение человека в зависимости от его настроя на контроль и перспективу.

http://www.gtdiq.com/media/pdf/GTD-Which%20Quadrant.pdf

Избежать участи жертвы и стать “властелином своей судьбы, капитаном своей души” - достойная цель, не правда ли. Строка из стиха “Непокоренный” Уильяма Хенли отлично проассоциировалась с этой диаграммой после прочтения “Думай и богатей” Наполеона Хилла.

Так же рекомендую для тех, кто слушал книгу, а не читал её, поискать в интернете диаграмму рабочего процесса (Workflow) по GTD.

В поиске по картинкам я отметил для себя такие:

http://pokechild.com/wp-content/uploads/2008/11/gtd_quickref_rc1_012.png

https://digitalelf.net/wp-content/uploads/2009/08/GTD_flow.jpg

http://www.flickr.com/photos/yggg/135181438/#/

http://www.mindz.com/plazas/Getting_Things_Done_%28GTD%29/blog/2008/10/4/GTD_Workfkow

Вдумчивое рассмотрение диаграмм позволяет окончательно систематизировать для себя полученные знания и применить их на практике.

В прошлый раз чуть не сломал колено. В этот раз выбили мизинец так, что он стал буквой Z в сторону (вправил сам выдергиванием). До этого ломал лодыжку, неоднократно выбивал другие пальцы, отбивал колени и задницу.

Сижу, смотрю на свой посиневший палец и взвешиваю за и против продолжения этого издевательства над своим телом ради тренировки духа.

Некоторое время назад сеть заправок ОККО ввела “программу лояльности” Фишка. Купил бензин - получил баллы. Поначалу все звучало интересно, в программу особо не вчитывался. Через где-то четыре месяца решил обналичить полученные балы. Тот факт, что за эти четыре месяца лояльности я накопил баллов на шоколадку, ужасно рассмешил. Да вот только неприятный осадок остался. Зачем мне быть лояльным клиентом, покупать по 150 литров бензина в месяц и получить через пол года батончик и бутылочку воды?

Дальше интереснее. Программа регулярно рассылает информационные письма о, якобы, новых подарках.

За одну потраченную гривну на бензин мне любезно возвращают одну копейку, при этом цена в баллах на товары, скажем так, не очень.

Итак, на кого рассчитана эта программа “лояльности”? Что бы заработать 500 тысяч баллов, нужно потратить 500 тысяч гривен на бензин. Я себе вижу такой сценарий: безмозглый олигарх заливает тоннами (62 тысячи 500 литров) бензин в свой непомерно жрущий Геленваген, один год непрерывно и со всех сил жмет тапку в пол и наматывает при своем расходе в 30 литров 200 тысяч километров. Усталый, но довольный доползает на остатках Геленвагена на заправку и излучая невероятное счастье со всех дыр принимает в дар прекрасный ноутбук, не понимая, как он до этого мог без него жить. Слюни, сопли, занавес.

Ну не идиотизм? Не знаю как кто, а я, похоже, благодаря программе перестаю заправляться исключительно на ОККО, тем более, что бензин не лучше чем у других.

Чисто из любопытства сравнил показания штатных приборов и велосипедного компьютера на YBR 125. Точность измерений велосипедного компьютера - пол процента.

Спидометр, как и у всех автомобилей врет немного вверх. При 90 км/ч по спидометру, реальная скорость - 82 км/ч. А вот одометр насчитывает приблизительно один лишний километр на тридцать.

Еще немного подумалось о преимуществах мотоцикла над автомобилем:

• Мотоцикл выполняет свою задачу лучше относясь по отношению к окружающей среде начиная от производства на фабрике и кончая экономией ГСМ.
• Наездник и мотоцикл - полноценная картина (по крайней мере в моем воображении). В машине же водитель обычно занимает одно место из пяти. Это все равно как, например, работать одному в кабинете с четырьмя пустыми рабочими местами.
• Ну а про экономию времени и удовольствие повторяться не буду.

Таким образом, мотоцикл решает задачу передвижения человека из точки А в точку Б в городе самым эффективным способом.

Услышал у Владимира Довганя отличную идею относительно того, что читать и слушать. Список книг и фильмов, которых мне хотелось бы прочитать, прослушать, посмотреть огромен и пугает. По отношению к фильмам вообще неоднократно ловил себя на мысли, “Зачем я это вообще смотрел?”. Для галочки, в общем то.

Идея состоит из трех пунктов:

1. Смотреть, читать и слушать стоит только тех, кто добился успеха в области, которую описывает.
2. Нужно задумываться, о том, что в результате останется после употребления информации. Позитив или негатив, полезная информация или сумбур. И так далее.
3. Читать и смотреть книги и фильмы о героях. Смотреть и брать пример.

В чем то идея очевидна, но я её воспринял. Список фильмов для просмотра сразу же прилично сократился, от чего стало посвободнее. К фильтрованию литературы пока не подходил, книги по определению несут больше пользы, чем фильмы, но что то тоже отфильтруется.

Ничего не потерял намеренно посмотрев из всего чемпионата только финал. Собственно, финал тоже можно было не смотреть.

Уже неделю слушаю в фоне во время работы Довганя. Владимир Довгань и его школа заинтересовали меня после просмотра его интервью у Тинькова. Честно говоря, поначалу манера разговора этого человека удивляет, но не захватывает. То есть видно, что энергетика просто огромна, огромна на столько, что у меня лично сложилось впечатление, что это не свободная речь, а актерская игра с целью увлечь слушателя. И только спустя неделю я начал чувствовать, что дядька, похоже, говорит абсолютно искренне. Даже если такая речь достигнута способом тренировок, вряд ли это было бы сделано без веры в произносимое.

В школе обсуждаются все те же вещи, что и везде: успех, счастье, мысли материальны и тд. И именно яркая и выразительная речь Довганя и достаточно редкие вставки из его собственного опыта заставляют слушать эти материалы. Отличный мотиватор и дело полезное делает.

Начал слушать книгу Ильфа и Петрова “Одноэтажная Америка”, потому что несколько моих знакомых одновременно её упомянули. Еще не дослушал, но, уже успел сделать для себя неприятное открытие. В книге в деталях описаны приемы маркетинга, устройство жизни и технические достижения США по состоянию на 1935 год. Авторы иногда восхищаются ними, иногда возмущаются, возможно даже по госзаказу, не важно. Меня поразило, что то, что я наблюдаю сейчас в своей стране, как то появление приемов, подходов, технологий, особенностей быта, работы, человеческих отношений, уже 75 лет назад ТАМ это было.

Появилось устойчивое чувство отсталости нашего государства и культуры. И, почему то, кажется, что на данный момент отставание не 10, не 20, не 75 лет, а намного больше. Одно дело копировать поведение, пусть и с опозданием, другое дело, когда такое поведение естественно. И не важно плохо ли то, что описывается в книге, или хорошо, все равно придется через это пройти.

Остается надеяться, что благодаря чудесному свойству Интернета стирать границы и радикальным образом менять устоявшиеся традиции удастся не то, что бы догнать, скорее влиться в культуру более продвинутых цивилизаций.

Наконец то распаковал и подключил купленный полтора года назад DVD+VHS комбо привод. Уже тогда такие устройства начали пропадать из продажи. А сейчас, похоже, совсем исчезли. Попытался на кардачах найти чистую и чистящую кассету для VHS, что бы были, на меня смотрели квадратными глазами.

А сколько, ведь, приятных детских воспоминаний связано с этими огромными неуклюжими кассетами.

Что-то моя “Лепота” затянулась. Так, глядишь, скоро дорога к дому исчезнет из виду и придется ходить везде пешком.