Журнал Жетмэна

Прослушав “Getting Things Done” и “Making It All Work” Дэвида Аллена, возникло желание пересмотреть свою систему постановки и выполнения задач. Во многом моя система идеологически совпадает с системой автора.

• Все аспекты жизни у меня выписаны в иерархическую структуру в OneNote или задачами в Outlook. Как то, например, таблица техобслуживаний, техосмотров авто, обновлений аптечек или регулярная задача замены фильтров в осмотическом фильтре. Когда я занимался наполнением этой структуры и потратил на это приличное количество времени, я еще не совсем понимал, зачем я это делал.

• Я активно использую Outlook Daily Task List для ежедневного контроля задач. Все, что нужно не забыть сделать, я заношу в этот список.

GTD помогло более точно для себя определить, зачем я это делаю. В целом в GTD я отметил для себя несколько ключевых моментов, о которых пишу ниже.

• Очень важно развить в себе привычку выписывать поступающую информацию в списки (уже освоено) и обеспечить регулярный контроль (осмотр) этих списков в зависимости от контекста (еще нужно над этим поработать). Для разных контекстов это могут быть разные списки и инструменты. В университете это - SharePoint, на работе - корпоративное Wiki, в личной жизни - OneNote, Outlook для постановки конкретных задач любого из этих контекстов. В планах - научиться строго регулярно работать со списками OneNote в зависимости от контекста. Задачи и проекты в Outlook сами напоминают о себе в Daily Task List.

Так же мне понравилось объяснение, почему необходимо выписывать (collect) всё и вся в своей жизни. Тем самым человек освобождает свое сознание от постоянно переключения между незавершенными задачами (open loops) и способен концентрироваться на главном. Имея возможность оценить все свои текущие дела одним взглядом, есть возможность принять правильное решение, чем заниматься на данный момент, а что вообще не стоит внимания.

• What is next action? Для меня был неочевиден принцип, в соответствии с которым, если входящая информация или следующий пункт в списке требует действий, то обязательно нужно задавать себе вопрос “какой следующий шаг?”, перед тем как перенести задачу (проект) на потом. Наверняка применение этого принципа в сумме с привычкой делать дела, требующие менее двух минут для реализации, сразу же, должно привести к положительным результатам. Взял на заметку совет: не совмещать Actionable и Non-Actionable дела в одном списке, что бы не отвлекать внимание от первых последними. Так же я взял себе за правило разделять и группировать в Outlook проекты и действия для этих же целей. Выражая задачу в терминах действий (например, действие “вынести холодильник” вместо абстрактного “порядок в гараже”), проще перейти к этим конкретным действиям.

• Вертикальная система планирования. В книге упоминается шесть уровней задач, для себя я их определил так (снизу вверх):

• действия
• проекты
• ответственность
• цели
• мечты
• миссия

Уровни были добавлены как теги в OneNote:

Действия и проекты с уточнением по контексту преобразовались в категории в Outlook.

Очевидно, что нельзя на высоких уровнях планирования выполнять конкретные действия. Сейчас мой процесс планирования выглядит так:

• Для выбранной области в OneNote заводится страничка с планами.
• В первую очередь грубыми мазками пишется миссия относительно этой области.
• Затем выписываю мечты - как я себе визуализирую себя и окружающий мир в этой области без ограничений по фантазии.
• Опираясь на мечты я ставлю цели (желательно указывая срок выполнения).
• Исходя из целей я решаю, кто ответственен за выполнение данной цели (обычно это я сам) и чем приходится для этого жертвовать. На этом этапе происходит переключение с состояния CrazyMaker в состояние MicroManager (см. ниже).
• Далее ответственность преобразовывается в проекты. Тут же прямо из OneNote для этого проекта ставится задача в Outlook.
• Затем работа идет параллельно в OneNote и Outlook - контроль проекта, постановка действий.

Результат такого планирования изображен ниже.

Мне понравилось работать таким образом, хотя, конечно, мне предстоит еще очень большое количество времени потратить на создание подобных страниц для всех областей моих интересов. Двигаясь от общего к частному, я не ограничиваю полёт фантазии и охватываю область максимально широко. Периодически возвращаясь к данной странице, я поочередно генерирую для себя конкретные проекты, которые приведут к реализации большой цели. Делая выборку по тегам (View All Tagged Notes) я могу оценивать, какими областями или проектами заниматься в данный момент. Полезно делать выборку By Section и By Tag Name.

Update: процессе использования пришлось откорректировать пару моментов:

1. Я перестал использовать фичу установки флажка в OneNote, так как стоит лишь немного изменить поставленную таким образом задачу в Outlook, например, поставить категорию, и пропадает связь между OneNote и Outlook по этой задаче.
2. Я перестал использовать фичу установки флажка в почте, так как:
   1. В задачах поставленных таким образом неудобно писать комментарии для себя.
   2. Такие задачи не синхронизируются сторонними утилитами в другие системы.
3. Я убрал все текущие проекты из Outlook, так как Daily Task List оказался слишком перегруженным ними. Пока что вполне хватает еженедельного планирования для обработки проектов.

В “Making It All Work” понравилась схема, описывающая положение человека в зависимости от его настроя на контроль и перспективу.

http://www.gtdiq.com/media/pdf/GTD-Which%20Quadrant.pdf

Избежать участи жертвы и стать “властелином своей судьбы, капитаном своей души” - достойная цель, не правда ли. Строка из стиха “Непокоренный” Уильяма Хенли отлично проассоциировалась с этой диаграммой после прочтения “Думай и богатей” Наполеона Хилла.

Так же рекомендую для тех, кто слушал книгу, а не читал её, поискать в интернете диаграмму рабочего процесса (Workflow) по GTD.

В поиске по картинкам я отметил для себя такие:

http://pokechild.com/wp-content/uploads/2008/11/gtd_quickref_rc1_012.png

https://digitalelf.net/wp-content/uploads/2009/08/GTD_flow.jpg

http://www.flickr.com/photos/yggg/135181438/#/

http://www.mindz.com/plazas/Getting_Things_Done_%28GTD%29/blog/2008/10/4/GTD_Workfkow

Вдумчивое рассмотрение диаграмм позволяет окончательно систематизировать для себя полученные знания и применить их на практике.

Мне всегда очень плохо давалось запоминание дат, поэтому я, конечно же, заношу дни рождений близких мне людей в базу контактов в Outlook. Все бы было хорошо и я бы никогда не забывал поздравлять людей, если бы не глючность Microsoft Outlook. Этот глюк преследовал меня в 2003 офисе и никуда не делся в 2007. Дело в том, что иногда события “день рождения” для некоторых контактов сбиваются. Или вовсе пропадают из календаря или напоминалка об этом событии выскакивает на несколько недель раньше или позже. Сегодня я убил несколько часов, что бы добиться хоть каких то результатов в борьбе с этим глюком. Перечитал и перепробовал все, что смог найти.

То, что не помогает:

• outlook /cleanreminders, outlook /resetfolders (http://support.microsoft.com/kb/286166)
• очистка партнерства с Windows Mobile телефоном и создание всех дней рождений заново (на телефоне все контакты очищались при этом)
• очистка всех контактов на Nokia/Symbian, перенастройка синхронизации и создание всех дней рождений заново
• scanpst.exe проверка файла данных
• сжатие файла данных
• просто создание всех дней рождений заново

Надо сказать, что проверки выше - утомительное занятие. Контактов много, а проверки делаются медленно.

В том, что виноваты не подключенные телефоны и не файл данных показал такой опыт: синхронизаций с телефонами не было, файл данных только что после проверки, я прошелся по всем контактам и пересоздал дни рождений. Попутно наблюдал в календаре события для дней рождений. Пока я прошелся до конца списка, события для первых контактов сначала появились, потом, когда я добрался до последних контактов пропали.

В конце концов был найден алгоритм, который, похоже, работает:

• рассинхронизироваться с телефонами и очистить из базы контактов на телефонах
• проверить файл данных на ошибки
• создать временный файл данных Outlook и перенести туда все контакты
• в календаре поиском найти все события дней рождений и юбилеев и удалить их
• импортировать контакты из временного файла, при этом дни рождений не создадутся
• перейти в контакты, вид “список телефонов”, добавить колонки дней рождений и юбилеев, отсортировать контакты по этим колонкам
• пройтись по всем контактам и пересохранить день рождения и юбилей, это удобно делать нажимая F2 на поле, добавляя пробел в конце, сохранение клавишей Enter
• синхронизировать телефоны

Хотя уверенности в том, что события дней рождений опять не пропадут нет.

В последнее время несколько моих знакомых сталкивалось с задачей переноса своего Outlook на другой компьютер. В общем то, сами данные, а это один или несколько .pst файлов, перенести элементарно. Но вот настройки учетных записей, RSS, Junk-Email и так далее вызывали у всех проблемы. Самые продвинутые пробовали переносить эти настройки копированием реестра, но всегда возникали определенные проблемы.

Столкнулся с такой задачей и я. Все оказалось на столько просто, что не могу об этом не написать. Кстати, это решение в поисковиках находится не сразу.

В Windows Vista есть приложение Windows Easy Transfer. Достаточно выбрать, что хочется перенести со старого компьютера, способ переноса и загрузить данные на новом.

Все интуитивно понятно. Данные могут копироваться через сетевую папку, жесткий диск, компакт или специальный USB шнур. Можно перенести и настройки и документы.

В данном случае меня интересовали только настройки Microsoft Office, остальной мусор переносить не стоило.

Не вдаваясь в детали, скажу, что перенеслось все кроме сохраненных паролей. Даже настройки связки OneNote-Word-XMLRPC-WorpressAPI. Пришлось немного напрячься, что бы вспомнить почтовые пароли, а в остальном никаких проблем не возникло вообще.

В приложении даже предусмотрена возможность создания инсталляционного пакета для Windows XP. Я не поленился и проверил - с XP на Vista работает точно.

Удивительно, как такую качественную и полезную утилиту раздают вместе с ОС на шару.