Прослушав “Getting Things Done” и “Making It All Work” Дэвида Аллена, возникло желание пересмотреть свою систему постановки и выполнения задач. Во многом моя система идеологически совпадает с системой автора.

• Все аспекты жизни у меня выписаны в иерархическую структуру в OneNote или задачами в Outlook. Как то, например, таблица техобслуживаний, техосмотров авто, обновлений аптечек или регулярная задача замены фильтров в осмотическом фильтре. Когда я занимался наполнением этой структуры и потратил на это приличное количество времени, я еще не совсем понимал, зачем я это делал.

• Я активно использую Outlook Daily Task List для ежедневного контроля задач. Все, что нужно не забыть сделать, я заношу в этот список.

GTD помогло более точно для себя определить, зачем я это делаю. В целом в GTD я отметил для себя несколько ключевых моментов, о которых пишу ниже.

• Очень важно развить в себе привычку выписывать поступающую информацию в списки (уже освоено) и обеспечить регулярный контроль (осмотр) этих списков в зависимости от контекста (еще нужно над этим поработать). Для разных контекстов это могут быть разные списки и инструменты. В университете это – SharePoint, на работе – корпоративное Wiki, в личной жизни – OneNote, Outlook для постановки конкретных задач любого из этих контекстов. В планах – научиться строго регулярно работать со списками OneNote в зависимости от контекста. Задачи и проекты в Outlook сами напоминают о себе в Daily Task List.

Так же мне понравилось объяснение, почему необходимо выписывать (collect) всё и вся в своей жизни. Тем самым человек освобождает свое сознание от постоянно переключения между незавершенными задачами (open loops) и способен концентрироваться на главном. Имея возможность оценить все свои текущие дела одним взглядом, есть возможность принять правильное решение, чем заниматься на данный момент, а что вообще не стоит внимания.

• What is next action? Для меня был неочевиден принцип, в соответствии с которым, если входящая информация или следующий пункт в списке требует действий, то обязательно нужно задавать себе вопрос “какой следующий шаг?”, перед тем как перенести задачу (проект) на потом. Наверняка применение этого принципа в сумме с привычкой делать дела, требующие менее двух минут для реализации, сразу же, должно привести к положительным результатам. Взял на заметку совет: не совмещать Actionable и Non-Actionable дела в одном списке, что бы не отвлекать внимание от первых последними. Так же я взял себе за правило разделять и группировать в Outlook проекты и действия для этих же целей. Выражая задачу в терминах действий (например, действие “вынести холодильник” вместо абстрактного “порядок в гараже”), проще перейти к этим конкретным действиям.

• Вертикальная система планирования. В книге упоминается шесть уровней задач, для себя я их определил так (снизу вверх):

• действия
• проекты
• ответственность
• цели
• мечты
• миссия

Уровни были добавлены как теги в OneNote:

Действия и проекты с уточнением по контексту преобразовались в категории в Outlook.

Очевидно, что нельзя на высоких уровнях планирования выполнять конкретные действия. Сейчас мой процесс планирования выглядит так:

• Для выбранной области в OneNote заводится страничка с планами.
• В первую очередь грубыми мазками пишется миссия относительно этой области.
• Затем выписываю мечты – как я себе визуализирую себя и окружающий мир в этой области без ограничений по фантазии.
• Опираясь на мечты я ставлю цели (желательно указывая срок выполнения).
• Исходя из целей я решаю, кто ответственен за выполнение данной цели (обычно это я сам) и чем приходится для этого жертвовать. На этом этапе происходит переключение с состояния CrazyMaker в состояние MicroManager (см. ниже).
• Далее ответственность преобразовывается в проекты. Тут же прямо из OneNote для этого проекта ставится задача в Outlook.
• Затем работа идет параллельно в OneNote и Outlook – контроль проекта, постановка действий.

Результат такого планирования изображен ниже.

Мне понравилось работать таким образом, хотя, конечно, мне предстоит еще очень большое количество времени потратить на создание подобных страниц для всех областей моих интересов. Двигаясь от общего к частному, я не ограничиваю полёт фантазии и охватываю область максимально широко. Периодически возвращаясь к данной странице, я поочередно генерирую для себя конкретные проекты, которые приведут к реализации большой цели. Делая выборку по тегам (View All Tagged Notes) я могу оценивать, какими областями или проектами заниматься в данный момент. Полезно делать выборку By Section и By Tag Name.

Update: процессе использования пришлось откорректировать пару моментов:

1. Я перестал использовать фичу установки флажка в OneNote, так как стоит лишь немного изменить поставленную таким образом задачу в Outlook, например, поставить категорию, и пропадает связь между OneNote и Outlook по этой задаче.
2. Я перестал использовать фичу установки флажка в почте, так как:
   1. В задачах поставленных таким образом неудобно писать комментарии для себя.
   2. Такие задачи не синхронизируются сторонними утилитами в другие системы.
3. Я убрал все текущие проекты из Outlook, так как Daily Task List оказался слишком перегруженным ними. Пока что вполне хватает еженедельного планирования для обработки проектов.

В “Making It All Work” понравилась схема, описывающая положение человека в зависимости от его настроя на контроль и перспективу.

http://www.gtdiq.com/media/pdf/GTD-Which%20Quadrant.pdf

Избежать участи жертвы и стать “властелином своей судьбы, капитаном своей души” – достойная цель, не правда ли. Строка из стиха “Непокоренный” Уильяма Хенли отлично проассоциировалась с этой диаграммой после прочтения “Думай и богатей” Наполеона Хилла.

Так же рекомендую для тех, кто слушал книгу, а не читал её, поискать в интернете диаграмму рабочего процесса (Workflow) по GTD.

В поиске по картинкам я отметил для себя такие:

http://pokechild.com/wp-content/uploads/2008/11/gtd_quickref_rc1_012.png

https://digitalelf.net/wp-content/uploads/2009/08/GTD_flow.jpg

http://www.flickr.com/photos/yggg/135181438/#/

http://www.mindz.com/plazas/Getting_Things_Done_%28GTD%29/blog/2008/10/4/GTD_Workfkow

Вдумчивое рассмотрение диаграмм позволяет окончательно систематизировать для себя полученные знания и применить их на практике.