Прослушав “Getting Things Done” и “Making It All Work” Дэвида Аллена, возникло желание пересмотреть свою систему постановки и выполнения задач. Во многом моя система идеологически совпадает с системой автора.
- Все аспекты жизни у меня выписаны в иерархическую структуру в OneNote или задачами в Outlook. Как то, например, таблица техобслуживаний, техосмотров авто, обновлений аптечек или регулярная задача замены фильтров в осмотическом фильтре. Когда я занимался наполнением этой структуры и потратил на это приличное количество времени, я еще не совсем понимал, зачем я это делал.
- Я активно использую Outlook Daily Task List для ежедневного контроля задач. Все, что нужно не забыть сделать, я заношу в этот список.
GTD помогло более точно для себя определить, зачем я это делаю. В целом в GTD я отметил для себя несколько ключевых моментов, о которых пишу ниже.
- Очень важно развить в себе привычку выписывать поступающую информацию в списки (уже освоено) и обеспечить регулярный контроль (осмотр) этих списков в зависимости от контекста (еще нужно над этим поработать). Для разных контекстов это могут быть разные списки и инструменты. В университете это – SharePoint, на работе – корпоративное Wiki, в личной жизни – OneNote, Outlook для постановки конкретных задач любого из этих контекстов. В планах – научиться строго регулярно работать со списками OneNote в зависимости от контекста. Задачи и проекты в Outlook сами напоминают о себе в Daily Task List.
Так же мне понравилось объяснение, почему необходимо выписывать (collect) всё и вся в своей жизни. Тем самым человек освобождает свое сознание от постоянно переключения между незавершенными задачами (open loops) и способен концентрироваться на главном. Имея возможность оценить все свои текущие дела одним взглядом, есть возможность принять правильное решение, чем заниматься на данный момент, а что вообще не стоит внимания.
- What is next action? Для меня был неочевиден принцип, в соответствии с которым, если входящая информация или следующий пункт в списке требует действий, то обязательно нужно задавать себе вопрос “какой следующий шаг?”, перед тем как перенести задачу (проект) на потом. Наверняка применение этого принципа в сумме с привычкой делать дела, требующие менее двух минут для реализации, сразу же, должно привести к положительным результатам. Взял на заметку совет: не совмещать Actionable и Non-Actionable дела в одном списке, что бы не отвлекать внимание от первых последними. Так же я взял себе за правило разделять и группировать в Outlook проекты и действия для этих же целей. Выражая задачу в терминах действий (например, действие “вынести холодильник” вместо абстрактного “порядок в гараже”), проще перейти к этим конкретным действиям.
- Вертикальная система планирования. В книге упоминается шесть уровней задач, для себя я их определил так (снизу вверх):
- действия
- проекты
- ответственность
- цели
- мечты
- миссия
Уровни были добавлены как теги в OneNote:
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd1.png)
Действия и проекты с уточнением по контексту преобразовались в категории в Outlook.
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd2.png)
Очевидно, что нельзя на высоких уровнях планирования выполнять конкретные действия. Сейчас мой процесс планирования выглядит так:
- Для выбранной области в OneNote заводится страничка с планами.
- В первую очередь грубыми мазками пишется миссия относительно этой области.
- Затем выписываю мечты – как я себе визуализирую себя и окружающий мир в этой области без ограничений по фантазии.
- Опираясь на мечты я ставлю цели (желательно указывая срок выполнения).
- Исходя из целей я решаю, кто ответственен за выполнение данной цели (обычно это я сам) и чем приходится для этого жертвовать. На этом этапе происходит переключение с состояния CrazyMaker в состояние MicroManager (см. ниже).
- Далее ответственность преобразовывается в проекты. Тут же прямо из OneNote для этого проекта ставится задача в Outlook.
- Затем работа идет параллельно в OneNote и Outlook – контроль проекта, постановка действий.
Результат такого планирования изображен ниже.
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd3.png)
Мне понравилось работать таким образом, хотя, конечно, мне предстоит еще очень большое количество времени потратить на создание подобных страниц для всех областей моих интересов. Двигаясь от общего к частному, я не ограничиваю полёт фантазии и охватываю область максимально широко. Периодически возвращаясь к данной странице, я поочередно генерирую для себя конкретные проекты, которые приведут к реализации большой цели. Делая выборку по тегам (View All Tagged Notes) я могу оценивать, какими областями или проектами заниматься в данный момент. Полезно делать выборку By Section и By Tag Name.
Update: процессе использования пришлось откорректировать пару моментов:
- Я перестал использовать фичу установки флажка в OneNote, так как стоит лишь немного изменить поставленную таким образом задачу в Outlook, например, поставить категорию, и пропадает связь между OneNote и Outlook по этой задаче.
- Я перестал использовать фичу установки флажка в почте, так как:
- В задачах поставленных таким образом неудобно писать комментарии для себя.
- Такие задачи не синхронизируются сторонними утилитами в другие системы.
- Я убрал все текущие проекты из Outlook, так как Daily Task List оказался слишком перегруженным ними. Пока что вполне хватает еженедельного планирования для обработки проектов.
В “Making It All Work” понравилась схема, описывающая положение человека в зависимости от его настроя на контроль и перспективу.
http://www.gtdiq.com/media/pdf/GTD-Which%20Quadrant.pdf
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd4.png)
Избежать участи жертвы и стать “властелином своей судьбы, капитаном своей души” – достойная цель, не правда ли. Строка из стиха “Непокоренный” Уильяма Хенли отлично проассоциировалась с этой диаграммой после прочтения “Думай и богатей” Наполеона Хилла.
Так же рекомендую для тех, кто слушал книгу, а не читал её, поискать в интернете диаграмму рабочего процесса (Workflow) по GTD.
В поиске по картинкам я отметил для себя такие:
http://pokechild.com/wp-content/uploads/2008/11/gtd_quickref_rc1_012.png
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd5.png)
https://digitalelf.net/wp-content/uploads/2009/08/GTD_flow.jpg
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd6.png)
http://www.flickr.com/photos/yggg/135181438/#/
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd7.png)
http://www.mindz.com/plazas/Getting_Things_Done_%28GTD%29/blog/2008/10/4/GTD_Workfkow
![](https://jets.kiev.ua/wp-content/uploads/2011/01/010411-1250-gtd8.png)
Вдумчивое рассмотрение диаграмм позволяет окончательно систематизировать для себя полученные знания и применить их на практике.